erfgoedcentrum DiEP

Archiefinspectie

Erfgoedcentrum DiEP heeft naast het beheren en toegankelijk maken van historische documenten de wettelijke taak toezicht te houden op overheidsarchieven die nog niet zijn overgebracht. Bij DiEP zijn twee archiefinspecteurs werkzaam die toezicht houden op het beheer van de archieven bij de lokale overheid. Zij controleren de kwaliteit van de gemeentelijke archieven die uiteindelijk 'voor de eeuwigheid' in de collectie van de archiefbewaarplaats worden opgenomen.

Overheidsinstanties zijn verplicht om na twintig jaar hun archieven over te brengen. Archieven die jonger zijn vallen onder het toezicht van de gemeentearchivaris. U vindt hier de digitale brochure over het overbrengen van archieven door gemeentelijke organisaties.

Bij het tot stand komen van een kwalitatief hoogwaardig archief is een goede selectie onontbeerlijk. Uiteindelijk komt slechts 20 procent van de totale administratieve neerslag van de lokale overheid voor permanente bewaring in aanmerking. De archiefinspectie beoordeelt jaarlijks de vernietigingslijsten, die de deelnemende gemeenten indienen. Op grond van een positieve beoordeling wordt door de archiefinspectie een machtiging verleend voor vernietiging van de archiefbescheiden, die geen waarde meer hebben voor de organisatie, voor de recht- en bewijszoekende burger of voor het nageslacht. De gemeenten mogen geen informatie vernietigen zonder vooraf toestemming te hebben gevraagd aan de inspecteur.

Wilt u op de hoogte gehouden worden van de activiteiten van de archiefinspectie en van wetenswaardigheden binnen het vakgebied van informatiebeheer? Dan nodigen wij u uit onze weblog te volgen.